Organizar un retiro puede ser una tarea emocionante y desafiante al mismo tiempo, especialmente si no cuentas con una infraestructura que te permita recibir reservas automatizadas y confirmar detalles de los asistentes. En resumen, si no tienes una página web o sistemas de pago automatizados, este post puede interesarte. 

En Can Gensana nos hacen muchas consultas sobre el proceso de organizar y planificar un retiro. Por eso, hemos seleccionado algunas herramientas gratuitas que pueden ayudarte a planificar y ejecutar un retiro exitoso, especialmente pensadas para facilitadores y terapeutas que no cuentan con una página web o con el apoyo de un equipo técnico.

Idealización del retiro – Del primer borrador al texto final

Google Drive: Utiliza Google Drive para desarrollar, desde el primer borrador hasta la creación de las listas de participantes. Este servicio de almacenamiento en la nube facilita la colaboración y el acceso compartido a documentos, eliminando la necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico. Puedes crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en tiempo real con tus co-facilitadores, asegurando que todos estén siempre al día con la última información y la última versión.

Comunicación con el equipo y futuras personas asistentes 

WhatsApp: Es perfecto para la comunicación en tiempo real entre los miembros de tu equipo y con las personas asistentes del retiro. Sin embargo, es importante utilizarlo con prudencia para evitar sobrecargar a los participantes con mensajes constantes. Utiliza WhatsApp para confirmar detalles y validar ideas de manera rápida, pero evita textos y audios largos que pueden resultar abrumadores. Establece límites claros para mantener una comunicación efectiva y respetuosa.

Email: El correo electrónico es fundamental para enviar información detallada y formal a las personas participantes antes y después del retiro. Es ideal para compartir el programa del retiro, condiciones económicas, formas de pago y consejos sobre qué llevar. Personaliza tus correos electrónicos para mantener una conexión cercana con las personas participantes desde el primer contacto, asegurando que se sientan bien informadas y valoradas. Un truco infalible es escribir todos tus correos electrónicos a la vez, dejarlos preparados y programar el día y la hora del envío. Por ejemplo, puedes crear un email de expectativa como «Faltan dos días para el gran día».

Herramientas de encuestas y votación

Google Forms: Recopila información, preferencias y opiniones de las personas  participantes antes y después del retiro utilizando Google Forms. Esta herramienta es excelente para confirmaciones y consultas sobre temas como preferencias alimentarias o expectativas del retiro. Además, todos los datos recopilados se guardan automáticamente en una hoja de cálculo en línea, lo que facilita la organización y análisis de la información. Sin una página web, Google Forms puede ser tu herramienta principal para la confirmación y compilación de datos de los participantes.

Pagos, planificación y gestión de presupuesto

Google Sheets: Realiza un seguimiento detallado del presupuesto, gastos y pagos de reservas utilizando Google Sheets. Puedes crear hojas de cálculo personalizadas para monitorear cada aspecto financiero del retiro. Aunque algunos datos tendrán que ser introducidos manualmente, esta herramienta te permite tener toda la información en un solo lugar.

Bizum: Utiliza Bizum para gestionar pagos y confirmaciones de forma rápida y sencilla. Esta plataforma de pago móvil es ideal para realizar y recibir pagos instantáneos. Asegúrate de acompañar cada transacción con un código de identificación para mantener un registro claro y ordenado de todos los movimientos.

Herramientas para promoción y difusión

Mailchimp: Para enviar correos electrónicos promocionales más elaborados, Mailchimp es una excelente opción. Te permite diseñar y enviar boletines informativos de manera profesional, ayudándote a mantener informadas a las personas participantes potenciales sobre el retiro.

Facebook e Instagram: Utiliza estas plataformas de redes sociales para compartir actualizaciones y crear una comunidad en línea antes y después del evento. Publica contenido atractivo que muestre los preparativos del retiro, las actividades programadas y testimonios de retiros anteriores. Esto no solo aumenta la visibilidad del evento, sino que también genera entusiasmo y participación entre los seguidores.

Planificación de actividades y horarios

Google Calendar: Mantén una agenda organizada para el evento utilizando Google Calendar. Esta herramienta te permite programar actividades y asignar horarios, así como configurar alertas que te recuerden las tareas más importantes. Puedes compartir el calendario con tu equipo para asegurarte de que todos estén sincronizados y al tanto de los horarios.

Como terapeuta o facilitador, tu experiencia radica en ayudar a las personas a través de tus conocimientos y habilidades. Utilizar estas herramientas gratuitas no solo te ayudará a ahorrar tiempo, sino que también te permitirá enfocarte en lo que mejor sabes hacer: guiar y apoyar a los participantes en su viaje de crecimiento personal. Adapta estas herramientas a tus necesidades específicas y verás cómo la planificación de tu retiro se vuelve mucho más sencilla y efectiva. ¡Buena suerte en tu próximo retiro!